Panduan Mengisi Dokumen

Dokumen adalah jenis konten yang dirancang untuk membagikan berkas secara publik, seperti laporan, peraturan, atau informasi penting lainnya yang dapat diunduh. Fitur ini sangat berguna untuk memenuhi prinsip keterbukaan informasi.

Cara Mengisi:

1. Masuk ke menu Konten.
2. Pilih Dokumen.
3. Klik tombol “Buat Dokumen”.

Penjelasan Setiap Isian

1. Name

• Penjelasan: Nama atau judul dari dokumen yang akan ditampilkan di situs web. Nama ini harus jelas dan deskriptif agar pengguna mudah memahami isi dokumen.
• Contoh: Laporan Tahunan Keuangan 2023, Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2024 tentang Kebersihan.

2. Slug

• Penjelasan: Bagian dari URL yang mengidentifikasi dokumen secara unik. Slug sebaiknya singkat, relevan, dan hanya menggunakan huruf kecil, angka, serta tanda hubung (-).
• Contoh: laporan-keuangan-2023, perda-no-5-kebersihan-2024.

3. Description (max 255 character)

• Penjelasan: Deskripsi singkat yang menjelaskan isi dokumen. Deskripsi ini akan membantu pengguna memutuskan apakah dokumen tersebut relevan dengan kebutuhan mereka. Batasi hingga 255 karakter agar ringkas.
• Contoh: Dokumen berisi laporan lengkap kondisi keuangan perusahaan selama tahun 2023, termasuk neraca, laba rugi, dan arus kas., Peraturan yang mengatur tata cara pengelolaan kebersihan di wilayah kota, mencakup sanksi dan tanggung jawab masyarakat.

4. Cover Image

• Penjelasan: Gambar sampul atau thumbnail yang akan ditampilkan untuk dokumen. Gambar ini bisa berupa logo lembaga, pratinjau dokumen, atau ilustrasi relevan lainnya.

5. Kategori Dokumen

• Penjelasan: Pengelompokan dokumen berdasarkan jenisnya, seperti laporan, peraturan, atau pedoman. Anda bisa membuat kategori ini sesuai dengan struktur organisasi Anda.
• Contoh: Laporan, Peraturan, Buku Saku, Pedoman Teknis.

6. Kategori Informasi

• Penjelasan: Pengkategorian dokumen berdasarkan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Ini membantu publik menemukan informasi yang mereka butuhkan.
  • Informasi Berkala: Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, seperti laporan tahunan atau laporan keuangan.
  • Informasi Serta Merta: Informasi yang harus diumumkan segera karena dapat mengancam hajat hidup orang banyak, seperti pengumuman bencana alam atau wabah penyakit.
  • Informasi Setiap Saat: Informasi yang wajib disediakan dan siap tersedia setiap saat diperlukan oleh publik, seperti daftar peraturan atau data statistik.

7. Tags

• Penjelasan: Kata kunci atau frasa pendek yang relevan dengan isi dokumen. Tags memudahkan pencarian dan navigasi.
• Contoh: keuangan, 2023, laporan, perda, kebersihan, lingkungan.

8. Date

• Penjelasan: Tanggal publikasi atau tanggal berlakunya dokumen.

9. Status Dokumen

• Penjelasan: Fitur ini sangat berguna untuk dokumen produk hukum. Status ini memberikan kejelasan apakah dokumen tersebut masih berlaku atau tidak.
  • Tidak ada status: Untuk dokumen umum yang tidak memerlukan status hukum.
  • Berlaku: Dokumen hukum yang saat ini masih sah dan mengikat.
  • Tidak Berlaku: Dokumen hukum yang telah dicabut atau digantikan oleh peraturan baru.

10. Is Active

• Penjelasan: Tombol toggle untuk mengontrol status tayang dokumen.
  • Jika ON, dokumen akan terlihat di situs web dan dapat diunduh.
  • Jika OFF, dokumen akan disimpan sebagai draft dan tidak akan ditampilkan.

11. Files

• Penjelasan: Tempat untuk mengunggah berkas dokumen Anda. Anda dapat mengunggah lebih dari satu berkas. Pastikan ukuran setiap berkas tidak lebih dari 2 MB dan formatnya sesuai (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX).

12. URL

• Penjelasan: Alternatif untuk mengunggah berkas. Anda bisa menautkan dokumen yang tersimpan di penyedia layanan daring seperti Google Drive, Google Docs, atau Google Sheets. Ini berguna untuk dokumen yang sering diperbarui atau berukuran besar.
• Contoh: https://docs.google.com/document/d/abcdefghi...
  Pastikan dokumen yang dibagikan, memilik akses publik.

Dengan panduan ini, Anda dapat mengisi setiap isian dengan tepat untuk memastikan dokumen Anda mudah diakses, dikategorikan dengan baik, dan memenuhi standar keterbukaan informasi.